De aanleiding
Eén totaalcijfer vertelde niet wat eronder gebeurde.
De boekhouding maakte de daling zichtbaar, maar niet welke producten, aankoopprijzen of kortingen het verschil veroorzaakten.
Verkoop, aankoopprijzen, leverancierskortingen en voorraad zaten verspreid over verschillende systemen en portalen. Om de mogelijke verklaringen te onderzoeken, moesten die gegevens op een gedeelde basis vergelijkbaar worden.
De vragen achter het signaal
- 01
Welke producten dragen het meest bij aan de totale brutomarge?
- 02
Wat brengen producten op wanneer aankoopprijzen en leverancierskortingen meetellen?
- 03
Wat vertellen aankoop- en voorraadgegevens over fouten, dode voorraad en trage verkoop?
Bronnen en betekenis
Drie bronnen. Eén controleerbare basis.
We brachten eerst in kaart hoe verkoop, aankoop en voorraad in de apotheek werden geregistreerd. Daarna werden de relevante gegevens samengebracht in een centrale database.
| Bron | Rol in de analyse |
|---|---|
| Kassasysteem | Verkochte producten en transacties uit de dagelijkse werking. |
| Boekhouding | De financiële totalen waarin het margesignaal zichtbaar werd. |
| Groothandelportalen | Aankoopprijzen, leveranciers en toegepaste kortingen. |
Koppelen was niet genoeg. Producten moesten juist over de bronnen heen worden herkend, afspraken moesten correct in de berekeningen landen en verschillen moesten controleerbaar blijven.
Wat mogelijk werd
Vier vragen konden voortaan gericht worden onderzocht.
- 01
Marge per product
Aankoopprijzen en leverancierskortingen konden samen in de margeberekening worden meegenomen.
- 02
Bijdrage over alle verkopen
Naast het margepercentage werd zichtbaar welke producten het meest bijdragen aan de totale brutomarge.
- 03
Voorraad die aandacht vraagt
Voorraadfouten, dode voorraad en producten met trage verkoop konden afzonderlijk worden opgespoord.
- 04
Recente aankoopgeschiedenis
De laatste aankoopdatum, leverancier en prijs stonden samen op één plaats.
De opvolging
Elk kwartaal leggen we de cijfers naast de praktijk.
Tijdens die bespreking leggen we praktijkkennis uit de apotheek naast de berekeningen. Opvallende verschillen onderzoeken we verder met de mensen die de producten, leveranciers en uitzonderingen uit de dagelijkse werking kennen.
Herken je een gelijkaardige vraag?
Eén concreet voorbeeld is genoeg om te bekijken welke gegevens en definities nodig zijn.